פיתוח מערכות ותוכנה בע"מממ גלאור גלבוע לחלונות BSP Billing Settlement Plan Gilboa for Windows חוברת הדרכה
תוכן עניינים תוכן עניינים...2 הקדמה... 3 פרק ראשון שינויים בקבועי מערכת...5 א. אופן הערכות המשרדים לממשק...5 BSP ב. רשימת הספקים ומספרי ה IATA (כיום), העובדים עם 6...BSP פרק שני - שינויים שבוצעו בגלבוע... 7 א.פיצול חשבוניות המס...7 ב. צורת מיון לפי /Leading Carrier 10 ספרות הראשונות של הכרטיסים...10 ג. אפשרות הדפסת ריכוז עמלות לספקי תעופה- מכרטיס ספק...11 BSP ד. הוצאת דוחות לפי 12...Leading Carrier פרק שלישי ב. ג. ד. נספח - מנגנון התאמה אוטומטית...13 BSP א. שמירת קבצים מאתר 13...BSP ייבוא קבציי...14 BSP צפייה בדוח...15 BSP התאמה אוטומטית...16 סטטיסטיקות 16... (Statistic) קביעת פרמטרים להתאמה Parameters)...(Match 17 ביצוע התאמה אוטומטית 18... (Match) - הגדרות טכניות:...21 2
הקדמה משרדי הנסיעות ברחבי הארץ, נכנסים לעידן חדש באופן ההתחשבנות עם ספקי תעופה, על ידי מנגנון מרכז -.BSP הצטרפות ישראל לצורת ההתחשבנות החדשה מחייבת שינוי בצורת העבודה של המשרדים, הן בעבודה השוטפת של הסוכנים, והן בצורת ההתחשבנות של מנהלי החשבונות. חברת גלאור נערכה בהתאם, לקראת השינויים בישראל, ופיתחה גרסה מיוחדת שמטרתה לייעל את עבודת ההתחשבנות של המשרדים. המערכת נותנת פתרון מבחינה חשבונאית, ומאפשרת התאמה של שוברים באופן אוטומטי. להלן דגשים לעבודה נכונה בגלבוע: על הסוכנים להקפיד להזין מספרי כרטיסי טיסה. יש להקפיד לרשום את כל 13 הספרות של הכרטיס, כולל 3 הספרות הראשונות של מספר היאט"א של ספק התעופה, למעט מקרים חריגים. הערה: בהעברת,pnr2dock אחרי כרטוס, ישתלו מספרי הכרטיסים בגלבוע, באופן אוטומטי. על הסוכנים לשים לב כי ספק התעופה המופיע ב Leading Carrier זהה לספק המופיע בכרטיס..1.2 הקפדה שספק תעופה ב Leading carrier זהה לספק המופיע על הכרטיס. הזנת מספר כרטיס - 13 ספרות 3
יש להקפיד להפיק את השוברים ביום הכרטוס, על מנת שתאריכי הערך של השוברים יהיו זהים לתאריכי הערך של הכרטיסים. על מנהלי החשבונות להכיר היטב את מנגנון ה.BSP יש להכיר את אתר האינטרנט של ה BSPLINK (שכתובתו:,(www.bsplink.iata.org אופן איתור מסמכים ודוחות מהאתר, ואופן ההתחשבנות המרוכז מול מנגנון.BSP מומלץ למנהלי החשבונות להתאים שוברים לפי תקופת התחשבנות של ה - BSP כלומר אחת לשבוע, וזאת על מנת להקל על ההתחשבנות התקופתית בסוף החודש..3.4.5 הערך המוסף בהתחשבנות עם :BSP ריכוז התחשבנות של ספקים רבים מול גורם אחד - התייעלות במנגנון ההתחשבנות. קבלת ריכוז החשבונות אחת לשבוע (ארבע פעמים בחודש) והפקת PRQ בהתאם. אפשרות התאמה אוטומטית של המסמכים בגלבוע- טעויות. חוסך זמן עבודה יקר ומונע הערה: על מנת שאפשר יהיה להתחשבן מול אתר,BSP יש לדאוג להתקנת תוכנות Winzip ו Acrobat,reader במחשבים האישיים של מנהלי החשבונות. 4
פרק ראשון שינויים בקבועי מערכת א. אופן הערכות המשרדים לממשק BSP א. פתיחת כרטיס ספק חדש בשם BSP ולהוסיף עבורו שירות מסוג טיסה. ב. בקבועי מערכת < אפשרויות < הגדרות < Services יש להגדיר את ספק הBSP, שנפתח במנגנון הספקים (להלן דוגמת המסך), כמו כן יש להעלות את הדגל.Refer to Reserving Supplier לשונית services בחירת ספק BSP יש להרים דגל זה לכל חברות התעופה המשתתפות בBSP יש להגדיר בכרטיס הספק את הפרטים הבאים: 1. יש לשתול בשדה IATA# את 3 הספרות הראשונות של כרטיס הטיסה המייצגות את חברת התעופה. 2. יש לשתול בשדה (Paying) Supp. Pay את ספק.BSP.3 יש להרים את הדגל.Report Non Stock Tickets ג. הזנת מספר יאטא הגדרת תשלום לספק BSP יש להרים את הדגל Report non-stock tickets 5
ב. רשימת הספקים ומספרי ה IATA (כיום), העובדים עם BSP Letter Code Airline prefix Code Airline Name AA 001 American Airlines CO 005 Continental Airlines DL 006 Delta Air Lines (Delta Air Lines, Inc.) AC 014 Air Canada UA 016 United Airlines CY 048 Cyprus Airways OA 050 Olympic Airlines S.A. AZ 055 Alitalia - Linee Aeree Italiane S.p.A. AF 057 Air France OK 064 Czech Airlines ET 071 Ethiopian Airlines Corporation KL 074 KLM Royal Dutch Airlines IB 075 Iberia LO 080 LOT (Polskie Linie Lotnicze) QF 081 Qantas Airways Ltd. SN 082 SN Brussels Airlines SA 083 SAA (South African Airways) BA 125 British Airways CX 160 Cathay Pacific KE 180 Korean Air Lines Co. Ltd. MA 182 Malev Hungarian Airlines Limited LH 220 Deutsche Lufthansa AG TK 235 Turkish Airlines Inc. IZ 238 Arkia Israeli Airlines Ltd. OS 257 Austrian RO 281 Tarom RJ 512 Royal Jordanian 9W 589 Jet Airways (India) Private Limited SQ 618 Singapore Airlines UN 670 Transaero Airlines LX 724 Swiss International Air Lines VV 870 Aerosvit Airlines הערה: את רשימת הספקים המדויקת, יש לקבל מנציג (IATA) BSP בישראל. 6
פרק שני - שינויים שבוצעו בגלבוע בגלבוע בוצעו שני שינויים עיקריים: 1. פיצול חשבוניות המס מכרטיס הספק המרכז (BSP) בעת הפקת הוראת תשלום. 2. מנגנון התאמה אוטומטי של שוברים. להלן השינויים : א.פיצול חשבוניות המס עד היום, בעת התחשבנות עם ספק מסוים, מנהל החשבונות של המשרד היה מפיק הוראת תשלום אחת לספק (RMT) ובה בעת הייתה נוצרת חשבונית מס לספק, בגין העמלות שנתן למשרד. בצורת ההתחשבנות עם ספק אחד מרכז-,BSP בעת הפקת הוראת התשלום, יופקו מספר חשבוניות מס בהתאם לכמות ספקי התעופה עמם מתחשבנים באותו חודש. חשבוניות המס יפוצלו לספקים השונים, בהתאם למה שהוזן בשדה ה Leading carrier בטרנזקצית הטיסה. נדגיש כי פקודות היומן שיווצרו בגלבוע בגין חשבוניות מס אלה, יהיו מול ספק BSP (חיוב ספק BSP זיכוי חשבון הכנסה comm+vat וחשבון מע"מ עסקאות בהתאמה). במידה ויש ספקי תעופה המיוצגים על ידי ספקים אחרים (לדוגמה,(open sky :GSA יש להוסיף לשם הספק (בכרטיס הספק) "מיוצג על ידי הגוף המשלם", כדי שבהדפסת החשבונית יופיע שם הספק המשלם. לדוגמה: בכרטיס הספק של Airways" "Cyprus יש לשנות את השם ל Sky."Cyprus Airways Rep. Open להלן שתי דוגמאות לחשבוניות מס המודפסות - אחת רגילה, ואחת :GSA 7
דוגמה: גלאור - פיתוח מערכות ותוכנה בע"מ To: Address : CONTINENTAL Co. Vat#: 510660008 IATA No. 12-3-1234 Issue date: 28-Sep-04 Value date: 28-Sep-04 Tax Invoice 18515 COPY For : Commission Sep04-CO Details NIS USD Commission 1811.67 394.70 VAT 308.03 67.11 Total : 2119.70 461.81 Rate of Exchange USD to NIS: 4.589927 GAL - Galor 8
דוגמה: גלאור פיתוח מערכות ותוכנה בע"מ To: Address : CYPRUS AIRWAYS REP. OPEN SKY Co. Vat#: 510666258 IATA No. 12-3-1234 Issue date: 03-Nov-04 Value date: 03-Nov-04 Tax Invoice 19170 COPY For : Commission Nov04-CY Details NIS USD Commission 250.75 54.63 VAT 42.64 9.29 Total : 293.39 63.92 Rate of Exchange USD to NIS: 4.589882 G 9
גלאור פיתוח מערכות ותוכנה בע"מ ב. צורת מיון לפי /Leading Carrier 10 ספרות הראשונות של הכרטיסים בעת ההתחשבנות עם ספק,BSP ניתן למיין את חלון ההתחשבנות לפי מספר פרמטרים: מספרי הכרטיסים המלאים (13 ספרות- הכולל את מספר היאטא של ספק התעופה). 10 ספרות הראשונות של הכרטיס- זהה למיון המופיע בדוח.BSP,Leading Carrier כפי שמופיע בטרנזקציה בדוקט. במסך 1 של חלון ההתחשבנות, על ידי לחיצה בקליק ימני על כותרת Ticket ניתן יהיה לבחור מיון לפי שלושת הפרמטרים המצויינים מעלה: קליק ימני על העכבר ייפתח אפשרות מיון לפי: Leading carrier -Ticket 13 ספרות -Ticket BSP 10 ספרות לדוגמה מיון לפי Leading Carrier 10
ג. אפשרות הדפסת ריכוז עמלות לספקי תעופה- מכרטיס ספק BSP בהתחשבנות (מאזניים) מכרטיס ספק,BSP ניתן להדפיס את ריכוז המכירות והעמלות, לכל ספקי התעופה בנפרד. ניתן להדפיס את ריכוז המכירות עבור מסמכים מסומנים בלבד, או עבור כל המסמכים בהתחשבנות. בדיגול - Print sub totals יאפשר הדפסת ריכוז המכירות ועמלות. Print Selected Items- הדפסת הריכוז עבור מסומנים בלבד. Print All- הדפסת כל המסמכים. בלחיצה על כפתור ה Print יפתח החלון להדפסת ריכוז העמלות. החלון שנפתח, ובו ריכוז המכירות והעמלות, לפי ספקי התעופה. בהזזה ימינה ניתן לראות את העמלות ונטו לתשלום. 11
ד. הוצאת דוחות לפי Leading Carrier במערכת הדוחות> ספקים> Turnover ניתן להפיק דו"ח מחזור לספקים לפי Leading Carrier או לפי.Paying Supplier בדו"ח מרוכזים סך השוברים וההחזרים לאותם ספקים. דו"ח זה מאפשר מעקב אחר העמלות המגיעות מכל חברת תעופה. חיתוך לפי Leading Carrier או Paying Supplier 12
פרק שלישי - מנגנון התאמה אוטומטית BSP א. שמירת קבצים מאתר BSP 1. בכדי לשמור את הקבצים מאתר ה BSPLINK במחשב יש לפתוח תיקייה בשם BSP ולכל חודש ארבע תת תיקיות, לכל תקופת התחשבנות בחודש (רבעון): Period3, Period1, Period2,.Period4 2. לאחר פתיחת התיקיות במחשבים יש לפתוח את האתר.Download <FILES <BSPLINK ייפתח חלון ובו הקבצים שיש לקלוט למחשב. בכל תקופת התחשבנות (רבעון) יתווספו שני קבצים לאתר: א. -Agent Billing קובץ עם הדוחות ובהם פירוט של אותה תקופת התחשבנות. ב. -Agent ASCII Files קובץ ובו הרשומות אותן צריך לשמור על מנת לקלוט בגלבוע. לחיצה על download יפתח חלון עם הקבצים להורדה שני הקבצים שנוצרים כל רבעון ללחוץ להורדה ולשמירה במחשב הקובץ הדרוש להורדה ולקליטה בגלבוע לאחר לחיצה על ה Download מהאתר יש לשמור את הקובץ בתיקייה המתאימה. לדוגמה: לתקופת ההתחשבנות הראשונה, להלן הרבעון הראשון, יש לשמור את הקובץ בתיקייה שנקראת.Period1 הקבצים שנשמרים הנם קבצים מכווצים, ולכן יש לפתוח אותם לאותה תיקייה, על מנת שאפשר יהיה לקלוט את הקבצים המתאימים לגלבוע..3.4 הערה: לפירוט נוסף, בדבר פתיחת תיקיות ושמירת קבצים, ראה נספח בסוף החוברת. 13
ב. ייבוא קבציי BSP במערכת ספקים >תפריט התחשבנות < bsp ייבוא דוח. לאחר שמירת הקבצים מאתר,BSPLINK יש לקלוט (לייבא) אותם לגלבוע, בכדי שניתן יהיה להתאים את הכרטיסים לשוברים ולהחזרים. ייבוא קובץ BSP יש להזין את המסלול לתיקייה בה מופיעים קבציי ה,BSP או לחילופין ללחוץ על Select file ולבחור את התיקייה על ידי חיפוש במנוע החיפוש,(browser) לדוגמה: לייבוא הקובץ לתקופת ההתחשבנות הראשונה (רבעון ראשון) יש לבחור את הקובץ Agent ASCII Files שנמצא בתיקייה.Period1 ".agt " לבחור את הקובץ עם הסיומת - C:\bsp\oct04\period1\373.agt לאחר בחירת המסלול יש ללחוץ על."Import" המערכת תייבא את הכרטיסים, כפי שמופיעים בקובץ של ה.BSPLINK בסיום התהליך, המערכת תפיק רשומה המציינת את מספר הכרטיסים שיובאו לגלבוע. לדוגמה: ------------------------------------------------------------ Total bsp handled: 656 added: 656 exists:0 14
ג. צפייה בדוח BSP במערכת ספקים < תפריט התחשבנות < bsp צפייה בדו"ח. צפייה בדוח BSP לאחר לחיצה על ה bsp" צפייה בדוח", ייפתח חלון עם פילטר לדו"ח: בחירת ספק חיתוך לפי תאריכי הכרטוס חיתוך לפי טווח מספרי כרטיסים כל סוגי הכרטיסים מותאמים בלבד לא מותאמים בלבד אפשר לפלטר את הדוח לפי מספר חיתוכים שונים: תאריך עד תאריך- מזינים את תאריכי הדיווח של ה.BSP ספק- ניתן לחתוך לפי ספק תעופה מסוים על ידי הזנת מספר היאטא של הספק. ממספר כרטיס עד מספר כרטיס- חיתוך לפי טווח כרטיסים ) 10 ספרות). ניתן לבחור את סוג הכרטיסים: כולם- יציג את כל הכרטיסים לפי המיון בפילטר. מותאמים בלבד- יציג רק את הכרטיסים שהותאמו, כפי שמוינו בפילטר. לא מותאמים בלבד- יציג רק את הכרטיסים שלא הותאמו לפי המיון בפילטר. חובה להזין תאריכים כאשר חותכים על סוג כרטיסים "כולם", ו"מותאמים בלבד".,BSP O.K לצפייה בדוח לאחר בחירת המיונים הרצויים וסוגי הכרטיסים, לוחצים על למערכת. כפי שייובא 15
ד. התאמה אוטומטית חלון View Bsp Statement (צפייה בדוח (BSP מציג את כל הרשומות כפי שייובאו מדו"ח BSPLINK (בהתאם למיונים שנבחרו). לחיצה על הכותרת המודגשת תמיין את הטבלה בהתאם לבחירה הרצויה הסרת התאמה של רשומות שהותאמו התאמה אוטומטית פרמטר התאמה סטטיסטיקות הדפסת החלון, לפי החיתוך/מיון נבחר. מציאת מספר כרטיס מסוים ע"י הזנת עשר ספרות הכרטיס, ושלוש ספרות מספר יאטא הרשימה מותחלת לפי מיון מספרי הכרטיסים (עשר ספרות), בכדי לשנות את המיון יש ללחוץ על אחת הכותרות המודגשות. סטטיסטיקות (Statistic) בודק ומשווה את הרשומות שיובאו לדו"ח,BSP מציג דו"ח סטטיסטי ובו סיכומים של המכירות עם פירוק העמלות וסך הנטו לתשלום לפי הספקים (ממוין לפי מספריי יאטא). הדוח מציג : IATA# : 257 cash : 1366.70 credit : 0.00 commission : 52.48 balance payable : 1314.22 IATA# : 108 cash : 14,398.00 credit : 0.00 commission : 11.58 balance payable : 14,386.42 IATA# : 080 cash : 203.10 credit : 0.00 commission : 12.88 balance payable : 190.22 IATA# : 083 cash : 470.00 credit : 0.00 commission : 31.56 balance payable : 438.44 IATA# : 075 cash : 411.80 credit : 0.00 commission : 15.80 balance payable : 396.00 IATA# : 006 cash : 0.00 credit : 39.80 commission : 0.00 balance payable : 0.00 IATA# : 037 cash : 60.09 credit : 0.00 commission : 0.00 balance payable : 60.09 IATA# : 050 cash : -54.60 credit : 0.00 commission : -3.29 balance payable : -51.31 -------------------------------------------------------------------------------------------- Total: 178,712.29 5370.30 4767.78 173,944.51 הערה: במידה והדו"ח מפולטר לפי תקופת התחשבנות מסוימת ובחרת לצפות בכל הרשומות,(All) הסה"כ לתשלום צריך להיות תואם לסה"כ לתשלום כפי שמופיע בדוח BSP המקורי לאותה תקופה. 16
קביעת פרמטרים להתאמה Parameters) (Match מנגנון Match Parameters מאפשר לקבוע טווח סטייה של מחירים, עבורם המערכת תתקן את השוברים (בהתאם לטווח). בלחיצה על כפתור Match Parameters יפתח החלון מטה ובו ניתן להגדיר את טווח הסטייה מהברוטו/מהנטו/מהמסים: קביעת טווח תיקון השוברים ממחיר הברוטו, נטו ומסים. עקב תשלומי העמלה עבור מס דלק יש צורך להרים דקל כאן כדי לתת למערכת לתקן כל שובר שהעמלה בגלבוע קתן מהעמלה ב- BSP לאחר קביעת טווח הסטייה ולחיצה על כפתור ה OK ייסגר החלון. בלחיצה נוספת על כפתור ה Match המערכת תתקן באופן אוטומטי את כל המסמכים (VCH) השונים מדוח ה BSP עד למסגרת שקבענו בפרמטרים של ההתאמה (בברוטו, נטו, מסים). כמובן שתיקון השוברים ישפיעו על יתרות הדוקטים בהתאם. 17
בדוגמה לעיל המערכת תשווה את המחיר המופיע על הכרטיסים לשוברים בגלבוע ותתקן את המחירים בברוטו ו/או נטו ו/או במסים, המופיעים בשוברים, עד טווח של $2. ביצוע התאמה אוטומטית (Match) בלחיצה על כפתור ה Match המערכת תשווה, באופן אוטומטי, בין הרשומות שיובאו לגלבוע (התואמות את דו"ח (BSPLINK לבין מה שמופיע בכרטיס ספק,BSP לפי הפרמטרים הבאים:,BSPLINK תואמים לאלה שמופיעים במערכת 1. מספרי הכרטיסים, כפי שמופיעים בדו"ח הגלבוע (ההשוואה מתבצעת לפי 13 ספרות של הכרטיסים- כולל 3 ספרות מספר יאט"א). המערכת בודקת שהסכום ברוטו, מסים, והנטו לתשלום נכון- בהשוואה לדו"ח.BSP 2. בודק אם הופק שובר לכרטיס. 3. לבין הספק המופיע ב 3 ספרות היאטא), (לפי השוואה בין הספק שמופיע על הכרטיס 4. Leading Carrier בטרנזקציה. המנגנון משווה בין הכרטיס המופיע בדו"ח BSPLINK לבין הספק המשלם Supplier) (Paying 5..BSP בשובר- במידה ואין התאמה, השורות הלא מותאמות יופיעו בדוח שגויים- ראה בהמשך. אופן ביצוע ההתאמה: בחלון bsp" צפייה בדוח מופיעים כל הכרטיסים, וכל ה ADM/ACM כפי שנקלטו מהדוח. א. על ידי לחיצה על כפתור ה- Match המערכת תבצע את החיפוש בין הכרטיסים בדוח BSP למסמכים בגלבוע ותתאים אותם. המסמכים שהותאמו לכרטיסים בדוח (VCH/REF) BSP יסומנו ככחולים בחלון ההתחשבנות של ספק.BSP במקביל בחלון bsp" צפייה בדוח ) View,(Bsp Statement הכרטיסים שהותאמו, יקבלו בעמודת Gilboa Ref את מספר השובר המכסה אותם. ניתן למיין את הכרטיסים המכוסים על ידי לחיצה על כותרת העמודה Gilboa,Ref והמסמכים המכוסים יופיעו בתחתית המסך. 18
מספר מסמך מכסה (VCH) לכרטיס ב. בסיום תהליך ההתאמה (Match) נוצר דוח BSPMATCH.TXT ובו פירוט כל הכרטיסים שלא הותאמו בהתאמה האוטומטית (השגויים). הסיבות לאי התאמה יכולות להיות מגוונות: לא מוזן מספר כרטיס, מוזן מספר כרטיס לא נכון (חסרות ספרות), לא הופק שובר וכו'. כמו כן כל השורות בדוח BSP שהן ADM/ACM לא יותאמו בגלבוע. בדוח יפורטו הכרטיסים שלא נמצאו, וגם הכרטיסים שנמצאו בגלבוע (נמצאו השוברים) אך המחיר שמופיע בשובר לא תואם. בסוף הדוח יופיע פירוט של הכרטיסים שלא נמצאו או שהמחיר שלהם שגוי. כל הכרטיסים השגויים, שלא נמצאו, או כרטיסים שיש טעות בספק המוביל/משלם. כל הכרטיסים שנמצאו, אך המחירים שגויים. סיכום של כל הכרטיסים, שלא הותאמו- שגויים. 19
סיכום ה"שגויים" בדוח :BSPMATCH -OK סך כל המסמכים (REF/VCH) שהותאמו. amended -Document was המסמכים שתוקנו באופן אוטומטי. error -Ticket not found כרטיסים שלא נמצאו (אין מספר כרטיס בגלבוע/ מספר שגוי וכו'). לדוגמה: ERR: TKT#0063263003104 not found, remark:, net to remit: 171.51 error -Document not found כרטיסים שמופיעים בגלבוע אך לא הוצאו עבורם שוברים. לדוגמה: ERR: TKT#0823263003126 found in p.file#212927 doc not found:canx net to remit: 769 אך התמחור שגוי error -Unmatched amounts כרטיסים שנמצאו להם שוברים, (ברוטו/נטו/מסים). לדוגמה: ERR: DOC#32114: in p.file#211400 total tickets amount does not match doc amount, difference: -15.01 Airlines -Unmatched כל השוברים שלא הייתה התאמה בין מספר הכרטיס לספק המוביל Carrier).(Leading לדוגמה: ERR: DOC#32179 in p.file#211631 leading carrier - KA, does not match ticket#1603263003136 (Paying Supplier) כרטיסים שנמצאו אך הספק המשלם -Unmatched Supplier error אינו.BSP לדוגמה: ERR: TKT#0823263003126 found in p.file#212927, supplier unmatch, remark: net to remit: 99.25 error -Doc already reconciled מסמכים שכבר הותאמו (מכוסים על ידי טיוטת תשלום). לדוגמה: ERR: DOC#32366 (TKT#0503263003217) found in p.file#211700, document already reconciled, remark:, net to remit: 426.34, tckt Supplier:, doc Supplier: BSP 20
נספח - הגדרות טכניות: א. פתיחת תיקיות במחשב- על מנת שאפשר יהיה לשמור את הקבצים, שמורידים מאתר BSPLINK למחשב יש לפתוח תיקיות על הכונן המקומי. פתיחת התיקיות,תתבצע באופן הבא: משולחן העבודה Top) <My Computer <(Desk כונן <C/D יוצרים תיקייה בשם.BSP לוחצים על.Folder <New <,File נפתחת תיקייה חדשה. יש להגדיר את שמה ל.BSP אחרי פתיחת תיקיית BSP יש לפתוח תת תיקיות- לכל חודש בנפרד, ובתוכם ארבע תת תיקיות, לכל שבוע התחשבנות. פתיחת התיקיות תתבצע באותו אופן כפי שמוסבר לעיל. לדוגמה: 21
ב. הורדה ושמירת קבצים מאתר -BSP אחרי פתיחת התיקיות המתאימות במחשב, יש להוריד את הקבצים מאתר BSPLINK למחשב, ולשמור אותם בהתאם לחודש ושבוע ההתחשבנות. לדוגמה במידה ומורידים את הקובץ לשבוע הראשון של אוקטובר 2004, יש להכנס לאתר BSPLINK להוריד את הקובץ המתאים, ולשמור אותו בכונן.period1 <oct04 <BSP C> שלב א': קבצים להורדה באתר BSPLINK לוחצים בשביל לשמור שלב ב': הקובץ שיש לשמור במחשב, ולקלוט לגלבוע, עבור שבוע ראשון אוקטובר: Agent ASCII Files.zip בדוגמה מסומן הקובץ הראשון לחודש אוקטובר, שנוצר ב 9/10/04,.200041001_Agent ASCII Files לוחצים על Save על מנת לשמור את הקובץ לאחר לחיצה על כפתור ה,Save יפתח חלון נוסף (ה- (Browser ובו צריך לבחור את התיקייה הנכונה בה יישמרו הקבצים. 22
חלון ה :Browser לוחצים על החץ, ובוחרים את המסלול בו נמצאת התיקייה הרצויה. בחירת המסלול המתאים, בה נמצאת התיקייה בה אנו רוצים לשמור את הקובץ. בדוגמה: period1 <oct04 <BSP <C לאחר בחירת המסלול המתאים יש ללחוץ על,Save ואז הקובץ יישמר בתיקייה הרצויה. 23
ג. פתיחת קבצים מכווצים -(zip) הקבצים שנשמרים במחשב, מאתר,BSPLINK הנם קבצים מכווצים-.zip files על מנת שאפשר יהיה לייבא/לקרוא אותם, יש לפתוח את הקבצים- לבצע.unzip קיימות 2 אופציות לפתיחת הקובץ המכווץ: דוגמה לקובץ מכווץ, שנשמר בתיקייה עבור תקופת התחשבנות הראשונה של אוקטובר. סימון הקובץ, אותו רוצים לפתוח, על ידי קליק שמאלי בעכבר- לאחר מכן קליק ימני בעכבר, שיפתח חלון, ולבחור את האפשרות C:\BSP\oct04\period1"."Extract to Folder בחירה באופציה זו, יישמר הקובץ הלא מכווץ באותה תיקייה בה נשמר הקובץ המכווץ..1 סימון הקובץ המכווץ, ואז בלחיצה על קליק ימני החלון.בעכבר יפתח בחירת פתיחת הקובץ לתיקייה בה הוא שמור. 24
לאחר בחירת מסלול פתיחת הקובץ, ייפתח חלון של תוכנת.Winzip יש ללחוץ על -, I Agree ואז יישמר הקובץ. הקובץ שנפתח לאחר פתיחתו מהכיווץ 25
בלחיצה על שני קליקים שמאליים על הקובץ המכווץ, יפתח חלון של תוכנת,Winzip לאחר מכן צריך לבצע פתיחה Extract של הקובץ לתיקייה הרצויה..2 בלחיצה על I Agree יפתח חלון של תוכנת,Winzip ואז ניתן לבחור את התיקייה שתפתח את הקובץ הרצוי בלחיצה על כפתור ה,Extract ייפתח חלון ובו ניתן לבחור את התיקייה בה רוצים שיפתחו הקבצים. 26
החלון שייפתח, לאחר לחיצה על הExtract. לאחר בחירת המסלול יש ללחוץ על.Extract בחירת המסלול לפתיחת הקבצים המכווצים. הקבצים הפתוחים ישמרו במסלול המופיע מעלה. הקבצים שנוספו לתיקייה לאחר פתיחתם. הערה: במידה ונתקלים בבעיות בכל הנושאים שנידונו בנספח טכני זה יש לפנות לטכנאי המחשבים של משרדכם. 27